# Zásady ochrany osobných údajov ERPOLIS B2B **Dokument:** Privacy Notice / Zásady ochrany osobných údajov **Verzia:** ERPOLIS_PRIVACY_NOTICE_B2B_SK_2026_1 **Účinnosť od:** 1. júla 2026 **Stav dokumentu:** finálne zákaznícke znenie pre B2B checkout ERPOLIS ## 1. Prevádzkovateľ a kontaktné údaje Prevádzkovateľom osobných údajov v rozsahu uvedenom v týchto zásadách je: HERLEKYN s. r. o. Sídlo: Ševčenkova 1051/1, 851 01 Bratislava – mestská časť Petržalka, Slovenská republika IČO: 57 303 631 DIČ: 2122655942 IČ DPH: SK2122655942 Zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sro, vložka č. 193336/B Web: www.herlekyn.com E-mail pre obchodné a fakturačné otázky: business@herlekyn.com E-mail podpory: support@herlekyn.com Kontaktný e-mail pre otázky ochrany osobných údajov: support@herlekyn.com Obchodné a fakturačné otázky: business@herlekyn.com HERLEKYN nemá k dátumu účinnosti týchto zásad vymenovanú zodpovednú osobu podľa GDPR. Ak sa to zmení, kontaktné údaje zodpovednej osoby budú zverejnené primeraným spôsobom. ## 2. Rozsah týchto zásad Tieto zásady vysvetľujú, ako HERLEKYN spracúva osobné údaje v súvislosti s: - verejnou webovou stránkou HERLEKYN, - B2B checkoutom ERPOLIS, - vytvorením a správou zákazníckeho a používateľského účtu, - objednávkami, platbami, predplatným a fakturáciou, - platobnými metadátami PayPal, - vystavením faktúr a licenčných certifikátov, - zákazníckou podporou, - bezpečnosťou, auditom, prevádzkou a ochranou práv, - uchovávaním dôkazov o akceptácii právnych dokumentov, - prípadnými cookies a analytikou na verejnom webe. Tieto zásady sa týkajú najmä spracúvania, pri ktorom HERLEKYN vystupuje ako samostatný prevádzkovateľ, napríklad pri účtovníctve, fakturácii, obchodnej komunikácii, bezpečnosti, supporte, platobných záznamoch a právnych dôkazoch. Ak zákazník vkladá do ERPOLIS vlastné údaje a HERLEKYN ich spracúva v mene zákazníka na účely poskytovania ERPOLIS, môže HERLEKYN vystupovať ako sprostredkovateľ. Takéto spracúvanie sa riadi aj samostatnými Podmienkami spracúvania osobných údajov ERPOLIS B2B. ## 3. B2B charakter služby ERPOLIS je určený výlučne pre podnikateľov, obchodné spoločnosti, právnické osoby a iné osoby konajúce v rámci podnikateľskej, profesijnej alebo organizačnej činnosti. Spotrebiteľský B2C checkout nie je určeným spôsobom predaja. Aj v B2B vzťahu však môžu byť spracúvané osobné údaje fyzických osôb, najmä kontaktných osôb zákazníka, používateľov, štatutárnych zástupcov, platobných alebo fakturačných kontaktov a osôb komunikujúcich s podporou. ## 4. Kategórie osobných údajov HERLEKYN môže spracúvať najmä tieto kategórie údajov: ### 4.1 Obchodné a kontaktné údaje Meno a priezvisko kontaktnej osoby, obchodný e-mail, telefón, pracovná pozícia, názov spoločnosti, sídlo alebo fakturačná adresa, IČO, DIČ, IČ DPH, krajina, jazyk komunikácie a obsah obchodnej komunikácie. ### 4.2 Údaje účtu a prístupu do ERPOLIS Identifikátor účtu, e-mail používateľa, používateľské meno, rola, oprávnenia, počet sedadiel, stav prístupu, dátum vytvorenia účtu, stav pozvánky alebo reset linku a záznamy o aktivácii alebo deaktivácii prístupu. ### 4.3 Objednávkové, platobné a fakturačné údaje Objednávka, plán, cena, mena, fakturačné obdobie, stav platby, číslo faktúry, dátum splatnosti, dátum úhrady, identifikátory predplatného, interné referencie objednávky, daňové a účtovné údaje, licenčný certifikát a súvisiace dôkazné záznamy. ### 4.4 Platobné metadáta PayPal PayPal identifikátor transakcie, platobný stav, suma, mena, čas platby, interná referencia objednávky alebo predplatného a technické webhookové metadáta potrebné na spárovanie platby. HERLEKYN neukladá kompletné údaje platobnej karty, ak platbu spracúva PayPal. ### 4.5 Zákaznícka podpora E-mailové správy, prílohy, technický alebo fakturačný kontext, popis problému, odpovede podpory, čas komunikácie a záznamy potrebné na vybavenie požiadavky. ### 4.6 Technické, bezpečnostné a auditné údaje IP adresa alebo jej bezpečnostne minimalizovaná podoba, user-agent, čas prístupu, session alebo request identifikátor v hashovanej alebo minimalizovanej forme, logy aplikácie, auditné udalosti, záznamy o webhookoch, outboxe, dokumentoch, chybách, bezpečnostných udalostiach a administrátorských zásahoch. ### 4.7 Dôkaz o akceptácii právnych dokumentov Verzia dokumentu, dátum účinnosti, hash alebo iná integritná stopa dokumentu, čas akceptácie, text zobrazených checkboxov, text tlačidla, identifikácia objednávky, platiteľa, zákazníka, predplatného a technicky minimalizované request metadáta. ### 4.8 Cookies a analytika Nevyhnutné cookies potrebné na fungovanie webu a účtu. Analytické cookies alebo analytické služby sa používajú iba v rozsahu, v akom sú zobrazené v cookie lište alebo cookie nastaveniach a v súlade s udeleným súhlasom alebo iným zákonným základom. ## 5. Účely spracúvania HERLEKYN spracúva osobné údaje najmä na tieto účely: - vybavenie obchodnej komunikácie a predzmluvných krokov, - overenie B2B charakteru objednávky, - vytvorenie a správa účtu, - poskytovanie ERPOLIS ako SaaS služby, - správa používateľov, sedadiel, rolí a oprávnení, - spracovanie objednávok, platieb, predplatného a obnovy, - vystavenie faktúr, licenčných certifikátov a účtovných záznamov, - platobné párovanie a komunikácia s PayPal, - poskytovanie zákazníckej podpory, - bezpečnosť, prevencia zneužitia, audit, logging a vyšetrovanie incidentov, - plnenie zákonných povinností v oblasti daní, účtovníctva a právnej evidencie, - ochrana právnych nárokov a riešenie sporov, - uchovávanie dôkazov o akceptácii právnych dokumentov, - zlepšovanie verejného webu a služieb prostredníctvom analytiky, ak je povolená. ## 6. Právne základy HERLEKYN používa tieto právne základy spracúvania: - **plnenie zmluvy alebo predzmluvné kroky**, najmä pri objednávke, účte, predplatnom, prístupe, supporte a plnení zmluvného vzťahu, - **zákonná povinnosť**, najmä pri účtovníctve, daniach, fakturácii a zákonných evidenciách, - **oprávnený záujem**, najmä pri bezpečnosti, prevencii zneužitia, audite, logoch, ochrane právnych nárokov, administrácii B2B vzťahu a primeranej obchodnej komunikácii v existujúcom vzťahu, - **súhlas**, najmä pri voliteľných analytických cookies, marketingu alebo iných činnostiach založených na súhlase. Ak spracúvanie prebieha na základe súhlasu, dotknutá osoba môže súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním. ## 7. Príjemcovia a poskytovatelia Osobné údaje môžu byť sprístupnené týmto kategóriám príjemcov: - hostingový a infraštruktúrny poskytovateľ WebSupport / Active24, - poskytovateľ e-mailovej infraštruktúry a SMTP, ak je používaný, - PayPal ako samostatný poskytovateľ platobných služieb, - účtovný a fakturačný systém, najmä ABRA/Flexi alebo iný systém používaný HERLEKYN na účtovníctvo a fakturáciu, - účtovníci, daňoví poradcovia, právni poradcovia a audítori, - technickí dodávatelia a administrátori, ktorí sú potrební na prevádzku služby, - orgány verejnej moci, súdy, daňové úrady alebo iné oprávnené orgány, ak to vyžaduje zákon alebo ochrana práv, - analytickí poskytovatelia pri verejnom webe, ak je analytika aktívna v súlade so súhlasom alebo zákonným základom. HERLEKYN sa snaží odovzdávať príjemcom iba údaje nevyhnutné na príslušný účel. PayPal dostáva údaje potrebné na platbu a spárovanie platby. Účtovný systém dostáva údaje potrebné na účtovníctvo, fakturáciu a daňovú evidenciu. ## 8. Prenosy mimo EÚ/EHP HERLEKYN používa primárne poskytovateľov v EÚ/EHP alebo poskytovateľov, ktorí poskytujú zmluvné a technické záruky pre spracúvanie osobných údajov. Prenosy mimo EÚ/EHP môžu nastať najmä pri PayPal alebo pri analytických a cloudových poskytovateľoch. V takom prípade HERLEKYN alebo príslušný poskytovateľ používa primerané mechanizmy podľa GDPR, najmä rozhodnutie o primeranosti, štandardné zmluvné doložky, zmluvné bezpečnostné opatrenia alebo iné právne mechanizmy podľa aktuálne platných pravidiel. ## 9. Retenčné lehoty HERLEKYN uchováva osobné údaje iba počas doby potrebnej na príslušný účel alebo počas zákonom vyžadovanej doby. | Kategória údajov | Štandardná retenčná lehota | | --- | --- | | Faktúry, účtovné a daňové doklady | 10 rokov od konca účtovného obdobia, ktorého sa týkajú, alebo dlhšie, ak to vyžaduje zákon | | Objednávky, predplatné, platobné a licenčné dôkazné záznamy | počas trvania vzťahu a 4 roky po jeho skončení; účtovné doklady podľa zákonnej lehoty | | Dôkaz o akceptácii právnych dokumentov | počas trvania vzťahu a 4 roky po jeho skončení alebo po poslednom nároku | | Údaje účtu a prístupu | počas trvania služby; po ukončení podľa exportného a výmazového režimu | | Zákaznícke údaje vložené do ERPOLIS | počas trvania služby; po ukončení podľa DPA, exportného obdobia a retenčných pravidiel | | Support komunikácia | 3 roky od vybavenia požiadavky, ak nie je potrebná dlhšia lehota na právnu ochranu | | Bezpečnostné a technické logy | zvyčajne 12 mesiacov; pri incidente, vyšetrovaní alebo právnom nároku po dobu potrebnú na vyriešenie | | Webhookové a outbox auditné záznamy | 4 roky, ak sú potrebné pre platobnú, fakturačnú alebo právnu evidenciu | | Zálohy | podľa zálohovacej rotácie poskytovateľa, štandardne do 30 dní, ak nie je pri konkrétnej službe uvedená iná doba | | Analytické cookies | podľa nastavenia cookies alebo analytického nástroja, najdlhšie 26 mesiacov, ak používateľ neodvolá súhlas skôr | Ak je potrebné uchovávanie na účely právneho nároku, auditu, vyšetrovania incidentu alebo zákonnej povinnosti, údaje môžu byť uchovávané po nevyhnutnú dlhšiu dobu. ## 10. Práva dotknutých osôb Dotknutá osoba má za podmienok podľa GDPR najmä: - právo na prístup k osobným údajom, - právo na opravu, - právo na vymazanie, - právo na obmedzenie spracúvania, - právo namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme, - právo na prenosnosť údajov, - právo odvolať súhlas, ak je spracúvanie založené na súhlase, - právo podať sťažnosť dozornému orgánu. Žiadosť možno poslať na support@herlekyn.com. HERLEKYN môže požiadať o doplňujúce informácie potrebné na overenie totožnosti alebo oprávnenia žiadateľa. Dozorným orgánom je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika. ## 11. Zákazník ako prevádzkovateľ údajov v ERPOLIS Pri údajoch, ktoré zákazník alebo jeho používatelia vkladajú do ERPOLIS v rámci svojej podnikateľskej činnosti, zákazník zvyčajne určuje účel a prostriedky spracúvania a vystupuje ako prevádzkovateľ. HERLEKYN v takom prípade spracúva tieto údaje ako sprostredkovateľ v rozsahu potrebnom na poskytovanie ERPOLIS, ak sa neuplatní iný právny režim. Zákazník je zodpovedný za to, že má právny základ na vloženie a spracúvanie údajov v ERPOLIS, že údaje sú primerané a aktuálne a že používatelia majú správne oprávnenia. ## 12. Bezpečnosť HERLEKYN používa primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov, najmä prístupové oprávnenia, auditné logy, riadenie používateľov, šifrované prenosy, zálohovanie, bezpečnostnú správu dokumentov, kontrolu integrity súborov a obmedzenie administrátorského prístupu podľa potreby. Žiadne opatrenia však nemôžu zaručiť úplnú bezpečnosť za všetkých okolností. Zákazník a používatelia sú povinní chrániť svoje prístupové údaje a okamžite oznámiť podozrenie na zneužitie účtu alebo incident. ## 13. Cookies Verejný web a zákaznícke rozhranie môžu používať nevyhnutné cookies potrebné na fungovanie služby, bezpečnosť, prihlasovanie, reláciu a uloženie základných nastavení. Analytické alebo marketingové cookies sa používajú iba vtedy, ak sú v príslušnom rozhraní sprístupnené a ak na ne existuje platný právny základ, najmä súhlas používateľa. Používateľ môže súhlas s voliteľnými cookies zmeniť alebo odvolať spôsobom uvedeným v cookie rozhraní. ## 14. Zmeny týchto zásad HERLEKYN môže tieto zásady aktualizovať. Aktuálna verzia bude dostupná na webovej stránke alebo v zákazníckom rozhraní. Podstatné zmeny môžu byť oznámené primeraným spôsobom.